Våbenhistorisk Selskabs – Persondatapolitik
Senest revideret den 31. januar 2020
Våbenhistorisk selskabs dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne persondatapolitik, der
kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og
gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til
bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun person-
oplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi
sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Våbenhistorisk selskab er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behand-
les i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Steen Kjær
Telefon: 74 45 65 00
CVR: 16461350
Mail: persondata@vaabenhistoriskselskab.dk
Website: https://www.vaabenhistoriskselskab.dk
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende almindelige personoplysninger:
- Ved medlemskab af foreningen (medlems- og abonnentsdatabasen):
a. Registrerings- og kontaktoplysninger som indmeldelsesdato, medlems-
nummer, navn, adresse, telefonnummer, land (sprog), fødselsdato, e-
mailadresse, interesseområder. - Hvis du opretter dig som bruger på hjemmesiden:
a. Identifikations- og login oplysninger som Medlemsnummer, brugernavn,
kodeord, navn, adresse, e-mailadresse, IP-nummer. - Som udstiller og hjælper på VHS samlermessen:
a. Registrerings- og kontaktoplysninger som firmanavn, CVR-nummer, navn,
adresse, e-mailadresse, telefonnummer, navn, e-mailadresse og telefon-
nummer på de hjælpere der er tilmeldt din stadeplads. - Som sælger eller køber på et formidlingssalg (intern auktion):
a. Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, e-mailadresse,
telefonnummer, konto nummer.
Vi registrerer slet ingen følsomme personoplysninger.
Her indsamler vi oplysninger fra
Vi får vi kun oplysningerne fra dig. Vi indhenter ikke oplysninger andre steder fra.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger i forskellige sammenhæng, der er nødvendige for
at kunne drive selskabet.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
- Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (in-
teresseafvejningsreglen).
Formålene
I forbindelse med foreningens medlemshåndtering: F.eks. kontingentopkrævning og
forsendelser, kontrol af medlemskab på generalforsamlingen, login til hjemmesiden,
køb og salg på et formidlingssalg, din evt. tilslutning til en lokalgruppe.
I forbindelse med foreningens årlige Samlermesse: Som udstiller på messen.
I forbindelse med abonnentsaftaler.
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvej-
ningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime)
interesser som: - Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder
i forhold til generalforsamling. - Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning, betaling af kontingent og
forsendelse af Tidsskrift og Årbog m.v. - Afholdelse af sociale arrangementer, samt andre lignende aktiviteter.
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsop-
lysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen.
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt
grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde
er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til et andet formål, end der er
beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til
enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med vores aktivitet sker der videregivelse af dine oplysninger. F. eks. til
postforsendelse, formidlingssalg og andre aktiviteter.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler
dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som kunde:
Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i over-
ensstemmelse med følgende kriterier: - Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsop-
lysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.
Kunde:
Som kunde, enten på samlemessen, formidlingssalg eller som abonnent, bliver din op-
lysninger gemt op til 5 år jf. bogføringsloven.
Dine rettigheder
Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig. Derudover
kan du gøre indsigelse mod videre behandling af dine personoplysninger. Endvidere har
du ret til berigtigelse af dine personoplysninger eller bede os om at begrænse behand-
lingen af dine personoplysninger.
Hvis du beder om det, vil vi slette de personoplysninger, som vi har registreret om dig,
uden unødigt ophold.
Under visse omstændigheder kan du også anmode om, at vi giver dig en kopi af dine
personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.
Hvis vi behandler dine personoplysninger på baggrund af dit samtykke, kan du til enhver
tid trække dit samtykke tilbage. Dette kan ske ved at kontakte os (se ovenfor).
Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder som beskrevet ovenfor, er du til enhver
tid velkommen til at kontakte os.
Vi vil dog ikke undlade at gøre opmærksom på, at, hvis du gør brug af dine rettigheder
til at få slettet dine personoplysninger kan det betyde at du reelt set melder dig ud af
selskabet eller ikke længere kan logge dig ind på hjemmesiden.
Vi beder om, at du i forbindelse med henvendelser vedrørende dine rettigheder giver
os tilstrækkelige oplysninger til, at vi kan behandle din henvendelse, herunder dit fulde
navn og din e-mailadresse, så vi kan identificere dig og svare på din anmodning. Vi vil
svare på din henvendelse hurtigst muligt.
Hvis du er uenig i den måde, som vi behandler dine personoplysninger på, eller de
formål, som vi behandler oplysningerne til, er du velkommen til at kontakte os. Du kan
også indgive en klage til:
Datatilsynet
Borgergade 28, 5. sal
1300 København K
Telefon 33 19 32 00
E-mail dt@datatilsynet.dk
Links til andre hjemmesider mv.
På vores hjemmeside er der links til andre hjemmesider eller til integrerede hjemmesi-
der. Våbenhistorisk Selskab er ikke ansvarlig for indholdet af andre selskabers hjem-
mesider eller for deres praksis i forbindelse med indsamling af personlige oplysninger.
Når du besøger andre hjemmesider, bør du altid læse deres politik om beskyttelse af
personlige oplysninger og andre relevante politikker.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til an-
den. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver
tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige
ændringer vil vi orientere i forum.